회의록 정리의 혁명: 녹음 파일 하나로 요약부터 할 일(Action Item) 추출까지
안녕하세요. '칼퇴를 부르는 AI 업무 스킬' 시리즈, 다섯 번째 시간입니다.
직장인 여러분, '회의록(Minutes)' 작성하는 것 좋아하시나요?
아마 99%는 고개를 저으실 겁니다. 특히 회의록 담당자인 신입 사원이나 실무자들은 회의 시간에 다음과 같은 '멀티태스킹의 지옥'을 경험합니다.
- 발표자의 말을 듣는다.
- 동시에 노트북으로 미친 듯이 받아 적는다. (타자 소리 다다닥!)
- 그러다 중요한 맥락을 놓치고, 나중에 "아까 부장님이 뭐라고 하셨지?"라며 멘붕에 빠진다.
회의가 끝나고 자리에 돌아오면, 녹음 파일을 다시 들으며 1시간 회의를 정리하는 데 또 1시간을 씁니다. 정말 비효율적이죠.
하지만 이제는 이어폰을 끼고 받아 적을 필요가 없습니다. 녹음 파일만 던져주면, AI가 알아서 누가 무슨 말을 했는지 요약하고, 우리가 해야 할 일(Action Item)까지 표로 정리해 주니까요.
오늘은 구글의 NotebookLM을 활용해 녹음 파일을 완벽한 회의 보고서로 탈바꿈시키는 마법 같은 과정을 소개합니다.
준비물: 스마트폰 녹음기 & NotebookLM
과거에는 '클로바노트' 같은 별도의 앱을 거쳐 텍스트를 복사해야 했지만, 이제 NotebookLM은 오디오 파일(MP3, WAV 등)을 직접 인식합니다. 과정이 훨씬 단순해졌습니다.
- 회의 녹음 파일 (스마트폰 녹음, 구글 밋 녹화 파일 등)
- Google NotebookLM 계정
STEP 1. 회의 녹음 파일을 '지식 소스'로 업로드하기
가장 먼저, 회의 내용을 AI에게 들려주는 과정입니다.
1. 새 노트북 만들기
NotebookLM에 접속해 [새 노트북]을 만들고 제목을 '2024년 00월 주간 회의'와 같이 설정합니다.
2. 오디오 파일 업로드
왼쪽 [소스 추가] 메뉴에서 [파일 업로드]를 선택한 뒤, 녹음해 둔 회의 음성 파일을 선택합니다.
💡 팁: 구글 드라이브에 저장된 Google Meet 녹화 영상이 있다면, 드라이브에서 바로 불러올 수도 있습니다.
업로드가 완료되면 잠시 기다리세요. AI가 내부적으로 음성을 텍스트로 변환하고 내용을 파악하는 중입니다. (1시간 분량도 몇 분이면 처리됩니다.)
STEP 2. 마법의 프롬프트: "회의록 포맷으로 정리해줘"
이제 AI에게 명령할 차례입니다. 단순히 "요약해줘"라고 하면 너무 짧게 줄여버릴 수 있습니다. 회사에서 쓰는 공식 회의록 양식을 갖추도록 구체적으로 명령해야 합니다.
추천 프롬프트 (그대로 복사해서 쓰세요)
"업로드한 녹음 파일을 바탕으로 상세한 회의록을 작성해줘. 다음 형식을 반드시 지켜야 해.
1. 회의 개요: 일시, 참석자(추정), 주요 안건
2. 주요 논의 사항: 안건별로 어떤 의견이 오갔는지 구체적으로 서술
3. 결정 사항: 확정된 결론
4. Action Item (중요): 누가, 언제까지, 무엇을 해야 하는지 표 형식으로 정리
빠진 내용 없이 꼼꼼하게 정리해줘."
결과를 보면 놀라실 겁니다. 중구난방으로 떠들었던 이야기들이 '안건별'로 깔끔하게 정리되어 나옵니다.
STEP 3. 핵심 기능: 'Action Item' 챙기기
회의록의 꽃은 바로 '그래서 누가 뭘 해야 하는데?'입니다. AI가 생성한 결과물 중 [Action Item] 파트를 확인해 보세요.
- 김 대리: 다음 주까지 시장 조사 보고서 초안 공유
- 박 팀장: 예산 승인 결재 올리기
- 최 사원: 업체 미팅 일정 조율
AI는 대화의 맥락을 파악해 "김 대리가 그거 다음 주까지 해와"라는 문장을 "김 대리: 다음 주까지 업무 완료"라는 할 일로 변환해 줍니다. 이 부분만 복사해서 업무 메신저나 노션(Notion)에 붙여넣으면 회의 후속 조치 끝입니다.
STEP 4. 팩트 체크: "진짜 그렇게 말했어?"
상사가 "내가 언제 그렇게 말했어?"라고 발뺌할 때가 있죠? 혹은 AI가 잘못 요약했을까 봐 걱정되시나요?
NotebookLM의 답변(회의록) 문장 뒤에 있는 [숫자 각주]를 클릭해 보세요.
클릭하는 순간, 해당 내용이 언급된 음성 구간이 자동으로 재생되거나 텍스트 스크립트가 하이라이트 됩니다. 1시간짜리 녹음을 처음부터 다 들을 필요 없이, 해당 부분만 3초 만에 팩트 체크가 가능합니다. 이것이 바로 다른 툴과 차별화되는 NotebookLM만의 강력한 무기입니다.
심화 꿀팁: Gemini for Google Workspace (유료 사용자)
만약 회사에서 Gemini Enterprise 버전을 사용 중이라면, 녹음 파일을 올릴 필요도 없습니다.
Google Meet(화상 회의) 접속 시 우측 상단의 [Take notes for me](나 대신 메모하기) 버튼을 누르세요. 회의가 끝나면 자동으로 구글 문서(Docs)에 요약본이 생성되어 내 드라이브에 저장됩니다. (현재는 주로 영어 회의에서 강력하지만, 한국어 지원도 점차 확대되고 있습니다.)
마치며: 기록은 AI에게, 참여는 사람에게
지금까지 녹음 파일 하나로 회의록 작성을 끝내는 방법을 알아보았습니다.
회의 시간에 노트북에 코를 박고 타이핑만 치고 있다면, 정작 중요한 '소통'과 '아이디어 발산'을 놓치게 됩니다. 이제 기록과 정리는 AI에게 맡기세요. 여러분은 회의의 흐름을 읽고, 창의적인 의견을 내는 데 집중하시길 바랍니다.
오늘 오후 회의부터 당장 스마트폰 녹음기를 켜보세요. 퇴근길 발걸음이 훨씬 가벼워질 것입니다.
[다음 글 예고]
매일 보는 지루한 문서, 귀로 들을 수는 없을까요? 다음 포스팅에서는 "수백 장의 논문과 보고서, NotebookLM 오디오 개요(팟캐스트)로 출근길에 듣기" 기능을 소개합니다. 읽지 않고 '듣는' 업무의 신세계를 보여드리겠습니다.
1. 회의 내용을 녹음하고 NotebookLM에 파일을 업로드한다.
2. "회의 개요, 안건, 할 일(Action Item)로 정리해줘"라고 명령한다.
3. 생성된 표를 복사해 팀원들에게 공유하면 회의록 작성 끝!