회의록 정리와 이메일 작성의 혁명: Claude 프로젝트(Projects) 기능으로 '나만의 AI 비서' 만들기
안녕하세요. 직장인의 칼퇴를 돕는 AI 실전 활용 가이드입니다.
직장 생활에서 가장 많은 시간을 빼앗기면서도 티가 안 나는 업무가 무엇일까요? 바로 '빈 화면 쳐다보기(Blank Page Syndrome)'입니다.
"어제 1시간 동안 떠든 회의 내용을 어떻게 요약해서 보고하지?"
"이번 배송 지연 건으로 고객사 화가 많이 났던데, 사과 이메일 첫 줄을 뭐라고 써야 욕을 덜 먹을까?"
아마 많은 분들이 이럴 때 챗GPT를 켜보셨을 겁니다. 그리고 "고객사 사과 메일 써줘"라고 입력했다가, "안녕하십니까, 친애하는 고객님. 태양처럼 빛나는 하루 되시길 기원합니다." 같은 기계적이고 번역기스러운 말투에 기겁하며 창을 닫아버린 경험이 있으실 텐데요.
이것은 AI의 잘못이 아닙니다. AI가 '우리 회사의 톤앤매너'와 '나의 평소 이메일 스타일'을 전혀 모르기 때문입니다.
오늘 소개해 드릴 Claude의 'Projects(프로젝트)' 기능은 이 문제를 완벽하게 해결합니다. 우리 회사만의 지식과 내 말투를 주입해, 오직 나만을 위해 일하는 전담 AI 비서를 만드는 방법을 지금부터 공개합니다.
1. 서론: 왜 하필 Claude 'Projects' 인가?
Claude(클로드)를 만든 앤스로픽(Anthropic)은 글쓰기와 문서 요약 분야에서 타의 추종을 불허하는 능력을 자랑합니다. 특히 유료 구독자(Pro)에게 제공되는 'Projects(프로젝트)' 기능은 일반 채팅과는 차원이 다릅니다.
일반 채팅 vs 프로젝트(Projects)의 차이
- 일반 채팅: 창을 닫고 새로 열면 이전 대화를 까먹습니다. 매번 "나는 IT 회사 마케터인데..."라고 처음부터 상황 설명을 해야 합니다.
- 프로젝트 (Projects): 특정한 공간(방)을 만들고, 거기에 '지식(파일)'과 '행동 지침(Custom Instructions)'을 영구적으로 박아둡니다. 이 방에 들어갈 때마다 AI는 내가 설정한 똑똑한 비서로 완벽하게 빙의해 있습니다.
마치 갓 입사한 신입사원에게 우리 회사 제품 설명서와 사내 규정집, 그리고 선배들이 썼던 이메일 모음집을 던져주고 "앞으로 이메일 쓸 때 이거 무조건 참고해서 써!"라고 지시하는 것과 같습니다.
(Alt Text: 지식 베이스와 커스텀 인스트럭션을 설정할 수 있는 클로드 프로젝트 화면)
2. 본론: 나만의 AI 비서, 단 3단계로 세팅하기
이제 본격적으로 비서를 고용해 보겠습니다. (Claude Pro 계정이 필요합니다.)
STEP 1. 프로젝트 방 생성 및 지침(Instructions) 작성
Claude 메인 화면 좌측 메뉴에서 'Projects'를 클릭하고 [Create Project]를 누릅니다. 이름은 직관적으로 [사내 이메일 & 회의록 작성 비서]라고 짓습니다.
우측의 Custom Instructions (이 프로젝트가 어떻게 행동해야 하는지 지시하는 공간)에 아래의 프롬프트를 복사해서 붙여넣습니다. 이 지침은 이 프로젝트 내의 모든 대화에 기본적으로 깔리게 됩니다.
"너는 10년 차 IT 솔루션 영업기획팀 수석 매니저이자, 나의 전담 비서야. 앞으로 내가 주는 모든 정보와 지시는 다음 원칙에 따라 처리해.
1. 말투 (Tone & Manner): 번역기 같은 어색한 표현(예: 친애하는, 기원합니다)은 절대 쓰지 마. 비즈니스 환경에 맞는 정중하고 명확하고 간결한 한국어 경어체를 사용해.
2. 회의록 작성 원칙: 회의 녹취록을 주면, 항상 [회의 목적], [결정 사항], [향후 할 일(Action Items) - 담당자/기한] 구조로 불릿 포인트(•)를 사용해 가독성 좋게 요약해.
3. 이메일 작성 원칙: 도입부에는 날씨나 가벼운 안부를 한 줄 넣고, 본론은 두괄식으로 작성하며, 마무리 인사와 함께 내 서명(김철수 팀장 배상)을 넣어줘.
4. 대답을 시작할 때 '네, 알겠습니다' 같은 쓸데없는 인삿말은 생략하고 곧바로 본론(결과물)만 출력해."
STEP 2. 지식(Knowledge Base) 업로드하기
이 비서가 똑똑해지려면 먹이(데이터)가 필요합니다. 프로젝트 화면 우측의 Knowledge 섹션에 파일을 업로드합니다.
- 우리 회사 주력 제품 소개서 (PDF)
- 사내 부서별 담당 업무 연락망 (Excel)
- ★ 핵심 꿀팁: 내가 과거에 칭찬받았던, 혹은 선배가 썼던 '아주 잘 쓰인 비즈니스 이메일 10개'를 복사해서 텍스트 파일(txt)로 만든 뒤 업로드하세요. AI가 '아, 우리 회사는 이런 식으로 메일을 쓰는구나' 하고 문체를 완벽하게 복제합니다.
STEP 3. 비서 부려먹기 (테스트)
세팅이 끝났습니다. 이제 이 프로젝트 방 안에서 채팅을 시작하면 됩니다.
3. 실전 활용 사례: 비서의 놀라운 업무 능력
세팅된 비서가 실제 업무에서 어떻게 활약하는지 볼까요?
사례 1. "녹음 파일 텍스트를 회의록으로 마사지하기"
회의가 끝나고 네이버 클로바노트(음성 인식 앱)로 변환한 날것의 텍스트를 그냥 채팅창에 통째로 복사해서 붙여넣습니다.
결과: 어수선하게 떠들었던 농담은 싹 날아가고, 누가 언제까지 무엇을 해야 하는지(Action Item) 표 형태로 완벽하게 정리된 회의록이 3초 만에 튀어나옵니다. 그대로 복사해서 팀 메신저에 공유하면 끝납니다.
(Alt Text: Claude 프로젝트를 활용한 회의록 자동 요약 및 Action Item 추출)
사례 2. "난처한 상황의 고객 사과/안내 이메일 쓰기"
가장 스트레스받는 업무죠. 이제 비서에게 상황만 툭 던져주면 됩니다.
- 상황: 우리가 납품하기로 한 서버 장비가 통관 문제로 1주일 지연됨.
- 변명하지 말고 깔끔하게 사과할 것.
- 대안: 대신 지연 보상으로 1년 무상 유지보수 기간을 3개월 연장해 주겠다고 제안해.
- 업로드된 내 기존 이메일 문체를 참고해서 자연스럽게 써줘."
결과: 기계적인 말투가 전혀 없는, 당장 전송 버튼을 눌러도 될 만큼 완벽하고 정중한 비즈니스 이메일이 완성됩니다.
1. 보안: Projects 공간에 지식을 올릴 때, 고객의 개인정보(주민등록번호, 폰번호)나 회사의 치명적인 대외비(비밀번호, 원가표)는 반드시 삭제(마스킹) 후 업로드하세요.
2. 크로스 체크: 비서가 글은 기가 막히게 쓰지만, 날짜(예: 이번 주 금요일이 며칠인지)나 수치를 가끔 틀릴 때가 있습니다. 보내기 전에 고유명사와 숫자는 반드시 사람의 눈으로 한 번 더 확인해야 합니다.
4. 결론: "우리는 이제 작가가 아니라 편집장입니다"
지금까지 Claude Projects를 활용해 나만의 맞춤형 업무 비서를 구축하는 방법을 알아보았습니다.
과거의 우리는 백지상태의 모니터 앞에서 커서가 깜빡이는 것을 보며 "어떻게 시작하지?"를 고민하는 '작가(Writer)'였습니다. 그래서 스트레스를 받고 야근을 했습니다.
하지만 AI 비서가 도입된 지금, 우리는 초안을 쓰는 고통에서 해방되었습니다. 우리의 역할은 AI가 3초 만에 써온 훌륭한 초안을 읽어보고, 팩트가 맞는지, 뉘앙스가 적절한지 판단하고 수정하는 '편집장(Editor)'으로 완전히 바뀌었습니다.
오늘 바로 Claude에 접속해 여러분만의 프로젝트 방을 개설해 보세요. 텅 빈 워드 프로세서가 주는 두려움이 영원히 사라질 것입니다.
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지금까지 AI 코딩부터 업무 자동화까지 숨 가쁘게 달려왔습니다. 대망의 마지막 10번째 포스팅에서는 "AI가 코딩하는 시대, 개발자와 직장인의 미래는? '구현'하는 사람에서 '지휘'하는 사람으로"를 주제로, 앞으로 우리가 어떻게 살아남고 커리어를 발전시켜야 할지 인사이트를 나누어 보겠습니다.