프로 일잘러의 이메일 작성법: Gemini로 격식 있는 비즈니스 메일 3초 만에 쓰기
안녕하세요. '칼퇴를 부르는 AI 업무 스킬' 시리즈, 그 세 번째 이야기입니다.
직장인 여러분, 하루 업무 시간 중 '이메일 작성'에 얼마나 많은 시간을 쓰고 계신가요?
간단한 메일은 금방 쓰지만, 거래처에 껄끄러운 부탁을 해야 하거나, 정중하게 제안을 거절해야 할 때, 혹은 전체 공지 메일을 보낼 때는 커서만 깜빡이는 모니터를 보며 한참을 고민하곤 합니다.
"제목을 뭐라고 해야 열어볼까?"
"첫인사를 '안녕하세요'로 할까, '안녕하십니까'로 할까?"
"거절하는 내용인데 기분 나쁘지 않게 돌려 말하는 법 없나?"
특히 영어 메일이라도 써야 하는 날엔 번역기와 사전을 오가느라 진이 다 빠지죠.
하지만 이제 고민은 끝났습니다. 구글의 생성형 AI 제미나이(Gemini)가 여러분의 훌륭한 비서가 되어줄 테니까요. 오늘은 상황별로 격식 있고 세련된 비즈니스 메일을 3초 만에 뽑아내는 프롬프트(명령어) 비법을 공개합니다.
왜 메일 쓸 때 AI를 써야 할까?
많은 분이 "그냥 내가 쓰는 게 빠르지 않나?"라고 생각합니다. 하지만 AI를 활용하면 다음과 같은 장점이 있습니다.
- 시간 단축: 초안을 잡는 시간이 0초에 수렴합니다.
- 감정 소모 방지: '죄송합니다'라는 말을 어떻게 포장할지 고민할 필요가 없습니다.
- 완벽한 톤앤매너: 상대방(임원, 거래처, 팀원)에 따라 말투를 자유자재로 바꿔줍니다.
SCENARIO 1. 가장 어려운 미션, "정중하게 거절하기"
비즈니스에서 제안을 거절하는 일은 언제나 어렵습니다. 명확하게 거절 의사는 밝히되, 관계가 끊어지지 않도록 여지를 남겨야 하기 때문이죠.
Before: 우리가 흔히 쓰는 메일
"죄송합니다. 저희 예산이 부족해서 이번 제안은 진행하기 어렵습니다. 다음에 연락드릴게요."
(틀린 말은 아니지만, 다소 직설적이고 차가워 보일 수 있습니다.)
After: Gemini를 활용한 메일
Gemini 채팅창에 이렇게 입력해 보세요.
"외부 업체로부터 마케팅 제휴 제안을 받았는데, 우리 회사의 올해 예산이 마감되어서 진행하기 어렵다고 거절하는 답장 메일을 써줘. 상대방의 제안이 훌륭했다는 점을 칭찬하고, 내년 상반기에 다시 논의하고 싶다는 긍정적인 뉘앙스를 담아서 아주 정중하게 작성해줘."
Gemini의 결과물:
"귀사의 훌륭한 제안에 깊이 감사드립니다. 보내주신 제안서를 검토한 결과 저희 마케팅 방향성과 잘 부합하여 인상적이었습니다. 다만, 아쉽게도 금년도 예산 편성이 마무리되어 당장 협업을 진행하기에는 어려움이 있습니다... (중략) ... 내년 상반기 예산 계획 수립 시 귀사의 제안을 최우선으로 검토하겠습니다."
어떤가요? 제가 쓴 것보다 훨씬 프로페셔널합니다. 복사해서 이름만 바꿔 보내면 끝입니다.
SCENARIO 2. "콩글리시 탈출", 원어민 같은 영어 메일 쓰기
해외 거래처에 메일을 보낼 때, 파파고나 구글 번역기를 돌리면 가끔 어색한 문장이 나오곤 합니다. Gemini에게는 "번역"이 아니라 "교정(Proofread)"을 요청해야 합니다.
상황: 배송 지연을 알리는 영문 메일
내가 쓴 문장: "Sorry, shipping is late because rain. We send it next week." (의미는 통하지만 격식이 떨어짐)
Gemini에게 이렇게 요청하세요.
"아래 내용을 해외 바이어에게 보낼 거야. 비즈니스 이메일 형식에 맞춰서 자연스럽고 정중한 영어로 고쳐줘. 폭우로 인한 물류 마비가 원인이라는 점을 명확히 해줘.
[내가 쓴 문장 붙여넣기]"
Gemini는 이를 "We sincerely apologize for the delay in shipment due to severe weather conditions..." 처럼 격식 있는 표현으로 바꿔줍니다.
💡 꿀팁: "조금 더 친근한 톤으로 바꿔줘(Make it more friendly)" 또는 "매우 공식적으로 바꿔줘(Make it strict and formal)"라고 추가 요청을 하면 뉘앙스 조절도 가능합니다.
SCENARIO 3. 메일 내용을 3줄 요약해서 보고하기
반대로, 긴 메일을 받았을 때 이를 빠르게 파악하는 데도 유용합니다. 주말 동안 쌓인 수십 통의 메일, 언제 다 읽을까요?
크롬 브라우저를 쓴다면 사이드 패널의 Gemini를 열거나, 메일 내용을 복사해서 Gemini에게 붙여넣으세요.
📥 프롬프트: "이 이메일 내용은 거래처와의 회의록이야. 내가(수신자) 이번 주까지 처리해야 할 'Action Item(할 일)'만 3가지로 요약해서 보여줘."
이렇게 하면 장문의 줄글 속에서 내 업무만 쏙쏙 뽑아낼 수 있습니다.
보너스: 구글 워크스페이스 유저라면? (Gmail 안의 AI)
회사에서 유료 버전인 Google Workspace + Gemini를 사용 중이라면, 별도 창을 켤 필요도 없습니다. Gmail 작성 화면 하단에 있는 [Help me write](펜 모양 아이콘) 버튼을 클릭하세요.
- "팀원들에게 이번 주 금요일 회식 공지 메일 써줘"
- "회의 시간 변경 요청 메일 써줘"
단 한 줄만 입력하면, Gmail 안에서 바로 초안이 생성되고 [Insert] 버튼만 누르면 본문에 삽입됩니다. 이 기능은 특히 모바일로 급하게 답장을 보낼 때 유용합니다.
마치며: 문장은 AI에게, 진심은 당신이
지금까지 Gemini를 활용해 비즈니스 이메일 작성 시간을 획기적으로 줄이는 방법을 알아보았습니다.
AI에게 메일을 맡기는 것이 성의 없어 보일까 걱정되시나요? 오히려 AI가 기본 격식을 완벽하게 잡아주기 때문에, 여러분은 그 위에 상대방을 생각하는 진심 어린 한 문장을 더하는 데 집중할 수 있습니다.
오늘부터는 "존경하는... 으로 시작해야 하나?" 고민하며 머리를 쥐어뜯지 마세요. 상황만 입력하고 엔터를 누르세요. 퇴근이 30분 빨라집니다.
[다음 글 예고]
다음 포스팅에서는 "회의록 정리의 혁명: 녹음 파일 하나로 요약부터 할 일(Action Item) 추출까지"에 대해 다룹니다. 받아적느라 팔 아픈 막내분들, 혹은 회의 내용이 기억 안 나 고생하는 팀장님들을 위한 꿀팁을 준비했습니다. 기대해 주세요!
1. 거절할 때: "제안은 감사하나 [이유]로 어렵습니다. 다음 기회에 [긍정적 여지]를 희망합니다."
2. 요청할 때: "[목적]을 위해 [기한]까지 [자료]를 부탁드립니다. 바쁘시겠지만 확인 바랍니다."
3. 영어 메일: "[내 문장]을 자연스러운 Business English로 고쳐주고, [정중함/친근함] 톤을 유지해줘."