인사팀 전화 그만! 우리 회사 취업규칙 & 복지 규정 챗봇 만들기 (NotebookLM 활용)
안녕하세요. '칼퇴를 부르는 AI 업무 스킬' 시리즈, 세 번째 시간입니다.
직장 생활을 하다 보면 사소하지만 중요한 궁금증들이 생깁니다.
"이번에 사촌 동생이 결혼하는데 경조사 휴가가 며칠이지?"
"건강검진은 업무 시간에 받아도 되는 건가?"
"야근 식대 청구 기준이 8시부터인가, 9시부터인가?"
이런 내용들은 회사 규정집 어딘가에 적혀 있지만, 수백 페이지가 넘는 PDF 파일을 일일이 뒤져보기란 쉽지 않습니다. 그렇다고 매번 인사팀이나 총무팀에 전화를 걸어 물어보기도 눈치가 보이죠. (인사팀 담당자분들도 똑같은 질문을 하루에 열 번씩 받느라 괴로우실 겁니다.)
만약 "내 질문에 대해 우리 회사 규정집만 딱! 참고해서 알려주는 AI 비서"가 있다면 어떨까요?
오늘은 구글의 NotebookLM을 활용해 코딩 한 줄 없이 5분 만에 '사내 규정 전문 챗봇'을 만드는 방법을 소개합니다. 이 글을 따라 하시면 더 이상 규정집을 찾아 헤맬 필요가 없습니다.
왜 ChatGPT가 아니라 NotebookLM인가요?
챗봇을 만든다고 하면 ChatGPT를 먼저 떠올리실 겁니다. 하지만 사내 규정을 다룰 때는 NotebookLM이 압도적으로 유리합니다. 그 이유는 두 가지입니다.
- 거짓말을 하지 않습니다 (Grounding): 일반적인 AI는 모르는 내용도 아는 척 지어내곤 합니다(할루시네이션). 하지만 NotebookLM은 여러분이 업로드한 문서 내에서만 답을 찾습니다. 규정에 없는 내용은 "문서에 해당 내용이 없습니다"라고 정직하게 말합니다.
- 출처(각주)를 제공합니다: 답변과 함께 규정집의 몇 페이지, 어느 항목을 참고했는지 숫자로 된 각주(Citation)를 달아줍니다. 덕분에 신뢰할 수 있습니다.
STEP 1. 자료 준비: 잠자고 있는 규정집 깨우기
챗봇을 만들기 위해서는 원본 데이터가 필요합니다. 회사의 인트라넷이나 그룹웨어 자료실에 있는 다음 파일들을 다운로드하세요.
- 취업규칙 (PDF 또는 Word)
- 인사 규정 및 복리후생 가이드
- 지출 결의서 작성 요령
- 연간 휴무 일정표
⚠️ 주의: 회사 내부 문서를 업로드할 때는 반드시 보안 규정을 확인하세요. NotebookLM은 기본적으로 사용자의 데이터를 AI 학습에 사용하지 않는다고 명시하고 있지만(Personal 계정 기준), 대외비(Confidential) 등급의 문서는 주의가 필요합니다.
STEP 2. NotebookLM에 '인사팀 영혼' 불어넣기
이제 준비한 문서를 AI에게 학습시킬 차례입니다. 이 과정은 신입 사원에게 오리엔테이션을 해주는 것과 같습니다.
1. 새 노트북 생성 및 소스 업로드
NotebookLM에 접속해 [새 노트북]을 클릭하고, 제목을 '우리 회사 규정 챗봇'으로 설정합니다. 그리고 준비해둔 PDF 파일들을 모두 드래그 앤 드롭으로 업로드합니다.
2. 소스 처리 완료 확인
업로드가 끝나면 화면 왼쪽에 파일 목록이 뜹니다. 파일 내용이 많아도 구글의 강력한 처리 속도로 순식간에 분석이 완료됩니다. 이제 이 AI는 우리 회사의 모든 규칙을 암기했습니다.
STEP 3. 실전 테스트: 무엇이든 물어보세요
이제 채팅창에 궁금한 점을 자연스럽게 물어보면 됩니다. 검색어(키워드)가 아니라 대화하듯이 질문하는 것이 포인트입니다.
Q1. 경조사 휴가 문의
질문: "친할머니가 돌아가셨는데 휴가는 며칠 갈 수 있어? 그리고 증빙 서류는 뭐 내야 해?"
NotebookLM 답변:
"취업규칙 제45조(경조사 휴가)에 따르면, 조부모상(친가/외가 포함)의 경우 휴가는 3일이 부여됩니다. 제출해야 할 증빙 서류는 사망진단서 또는 부고장입니다." [1]
답변 끝에 달린 [1]이라는 숫자를 클릭하면, 실제 원본 PDF의 해당 구절을 하이라이트 해서 보여줍니다. 인사팀에 다시 확인할 필요가 없을 정도로 정확하죠.
Q2. 복잡한 수당 계산
질문: "어제 밤 11시까지 야근했는데 택시비 청구 가능한가? 얼마까지 돼?"
NotebookLM 답변:
"복리후생 규정에 의거, 야간 교통비는 오후 10시 이후 퇴근 시 청구 가능합니다. 한도는 실비 정산이 원칙이나, 시외 지역의 경우 최대 5만 원까지 인정됩니다. 영수증을 반드시 첨부해야 합니다." [2]
단순 검색으로는 찾기 힘든 '조건(10시 이후)'과 '한도(5만 원)'까지 정확하게 짚어줍니다.
STEP 4. 챗봇 고도화: 답변 가이드 설정하기 (프롬프트 팁)
단순히 정보만 주는 것을 넘어, 진짜 인사 담당자처럼 친절하게 답변하도록 만들 수도 있습니다. 채팅창이 아닌 [노트북 설정](또는 채팅창 상단 프롬프트) 영역에 다음과 같이 지시사항을 입력해 보세요.
"너는 우리 회사의 친절한 인사 매니저야. 직원의 질문에 대해 항상 규정(Source)에 근거해서 답변해. 답변할 때는 딱딱하지 않게 '해요'체를 사용하고, 답변 끝에는 '더 궁금한 점이 있으신가요?'라고 덧붙여줘. 규정에 없는 내용은 솔직하게 모른다고 답해."
이렇게 설정하면 딱딱한 법 조항 텍스트를 읽어주는 것이 아니라, 동료가 설명해 주는 듯한 따뜻한 답변을 받을 수 있습니다.
STEP 5. 팀원들과 공유하기
혼자 쓰기 아깝다면 팀원들에게 공유할 수 있습니다. 우측 상단의 [공유(Share)] 버튼을 누르고 동료의 이메일 주소를 입력하거나, '뷰어(Viewer)' 권한으로 링크를 보내주세요.
- 신규 입사자: "궁금한 건 이 챗봇한테 먼저 물어보고, 해결 안 되면 나한테 와요." (사수들의 구세주!)
- 팀 공유 폴더: 팀 내 규칙이나 인수인계 문서를 넣어두고 '팀 전용 지식 챗봇'으로 활용할 수도 있습니다.
마치며: 문서를 넘어 지식으로
지금까지 NotebookLM을 활용해 우리 회사만의 규정 챗봇을 만드는 과정을 알아보았습니다.
회사에는 수많은 문서가 쌓여만 갑니다. 읽히지 않는 문서는 데이터 쓰레기에 불과합니다. 하지만 AI 기술을 활용하면 죽어있던 문서들이 살아있는 지식이 되어 업무 효율을 폭발적으로 높여줍니다.
지금 바로 여러분의 컴퓨터 속에 잠들어 있는 PDF 파일들을 꺼내보세요. 나만의 똑똑한 AI 비서가 기다리고 있습니다.
[다음 글 예고]
다음 포스팅에서는 "회의록 정리의 혁명: 녹음 파일 하나로 요약부터 할 일(Action Item) 추출까지"를 다룹니다. 받아적느라 팔 아픈 막내분들, 다음 글은 필수 시청입니다!
1. NotebookLM은 업로드된 문서만 참고하므로 사내 규정 답변에 최적화됨.
2. 취업규칙, 복지 가이드 PDF를 올리면 즉시 Q&A 챗봇 완성.
3. 답변의 근거(페이지)를 바로 확인할 수 있어 인사팀 문의가 확 줄어듦.